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Die Druckbranche wird zur Software-Branche

Eine Betrachtung des Einkaufsprozesses in Druckereien

Ich arbeite seit drei Monaten bei Zaikio im Produktmarketing – meine erste Station in der Druckbranche. Davor habe ich mehrere Jahre im Software Umfeld verbracht, in dem Digitalisierung und Automatisierung selbstverständlich waren.

In den ersten Wochen meiner Zeit bei Zaikio habe ich erkannt, dass die Druckbranche in diesem Bereich Nachholbedarf hat. Ich habe sehr viel über die Prozesse in Druckereien gelernt und erfahren wie sie konkret arbeiten. Aus einer Branche kommend, die alles automatisiert hat, was zu automatisieren ist, musste ich mich zunächst daran gewöhnen, dass Druckereien beispielsweise vermehrt zum Telefon greifen, um Papier und andere Materialien zu bestellen. 

Ich kann mir nur ausmalen, was das für ein aufwendiger und häufig auch nervenaufreibender Prozess ist – mit doppelten Eingaben von gleichen Daten in unterschiedliche Systeme.

Was müssen wir in Zukunft tun?

Wenn man sich genauer mit dem Einkaufsprozess beschäftigt, merkt man, dass die Lösung für diese Herausforderung nicht ganz trivial ist. Selbst wenn Druckereien es schaffen die individuell vereinbarten Bedingungen mit den Lieferanten digital abzubilden, muss sichergestellt werden, dass alle relevanten Systeme miteinander kommunizieren können – und das in Echtzeit. Das zentrale System der Druckerei muss, für einen reibungslosen Ablauf, zwingend mit dem ERP des Lieferanten kommunizieren. Bislang haben die beiden Personen, die miteinander telefoniert haben, die Schnittstelle gebildet. Das darf nicht die endgültige Lösung sein, wenn der Einkauf effizienter gestaltet werden soll.

Die Lösung – natürlich sehr vereinfacht dargestellt – ist, diese beiden Systeme miteinander zu verbinden und der Druckerei eine Oberfläche zu bieten, über die sie ihre Materialien anfragen kann und in Echtzeit eine Antwort über Verfügbarkeit und Preis erhält. 


Zaikio Procurement

Zaikio hat sich als Konnektivitätsplattform genau dieser Herausforderung angenommen. Mit der Anbindung von MIS sowie Lieferanten an Zaikio, können Druckereien ihre Bestellungen, ganz ohne Integrationsprojekte, digital tätigen – direkt aus dem MIS heraus. Damit sparen sie mehrere Stunden pro Woche, die die Mitarbeiter bisher mit Telefonaten verbracht oder auf Rückruf gewartet haben. Gleichzeitig sinkt natürlich auch die Fehlerquote, die bisher aufgrund menschlicher Fehler, sehr hoch war. 

Was könnt ihr konkret, als Druckerei, von Zaikio erwarten?
  • Überblick über Lieferanten und Händler, die leicht in den Einkaufsprozess integriert werden können
  • Live Artikelsuche über das komplette Sortiment des Lieferanten
  • Live Preisabfrage von gewünschten Artikeln
  • Digitale Bestellung von Materialien
  • Auswahl von Lieferdatum und -Ort
  • Bereitstellung einer Auftragsbestätigung, der aktuellen Preise und der Verfügbarkeit der Waren
  • uvm.

Auch der Lieferant ist sehr daran interessiert diese Verbindung herzustellen. Neben den Vorteilen, die auch die Druckerei hat, möchte er, mit den direkt in seinem ERP landenden Daten, die Produktion nachhaltig verbessern und effizienter gestalten. 


Fazit

Es muss ein Umdenken in Richtung digitaler Prozesse stattfinden, sonst kommen die einzelnen Parteien den Marktanforderungen nicht nach. Es gibt nur noch wenige große Aufträge. In der heutigen Zeit werden eher individuelle Aufträge in einer geringeren Auflage in Auftrag gegeben. Das bedeutet, dass genau die Gewinn machen, die ihren Betrieb auf diese Anforderungen abstimmen und Aufträge flexibel abwickeln können. 

Konkret bedeutet es:
  • Unterschiedliche Systeme müssen miteinander sprechen 
  • Immer wiederkehrende Schritte müssen automatisiert werden 
  • Daten müssen gespeichert und analysiert werden
  • Aus den Daten müssen Handlungen abgeleitet werden, um Prozesse effizienter zu gestalten
  • Systeme müssen sich öffnen!

Ein Großteil der Branchenteilnehmer hat den Bedarf an Vernetzungen und Digitalisierung erkannt. Es fehlt im Moment nur noch der richtige Weg dieses große Projekt anzugehen. Ich bin jedoch sicher, dass nach und nach immer mehr Marktteilnehmer die Chancen erkennen und die sich bietenden Opportunitäten nutzen werden.  

Olga Baginski

Olga Baginski ist für das Produktmarketing von Zaikio verantwortlich. Die Vision der Plattform hat sie überzeugt, weshalb sie von Anfang an dabei sein wollte. Jetzt heißt es gemeinsam anzupacken und die Idee nach Außen zu tragen.

in Zaikio
am 5. Februar 2021

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